Глава 8. Как создать резерв на оплату отпусков

Для того чтобы списать расходы по отпускным равномерно в течение года, фирма может создать резерв на оплату отпусков в бухгалтерском и налоговом учете. Это предусмотрено п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, а также статьей 324.1 НК РФ.

Создав резерв в бухучете, спишите затраты по отпускным за счет созданного резерва. То есть суммы начисленных отпускных в затраты текущего месяца не включайте. Вместо этого в течение календарного года в составе затрат учтите ежемесячные отчисления в резерв на оплату отпусков В бухучете резерв на оплату отпусков учитывается на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Учет по этому счету нужно вести по видам резервов, поэтому к счету 96 открываются субсчета «Резерв на оплату отпусков».

Резервирование сумм отражается по кредиту счета 96 в корреспонденции с тем счетом, на котором отражена зарплата, с которой были рассчитаны отчисления в резерв:

Дебет 20 (23, 25. 26, 29, 44…) Кредит 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков»

• произведены отчисления в резерв на предстоящую оплату отпусков.

Пример.

ОАО «Производственная фирма „Мастер“ в учетной политике для целей бухгалтерского учета и в учетной политике для целей налогообложения на 2007 год закрепило:

– создание резерва на оплату отпусков;

– расчет ежемесячных отчислений в резерв с учетом пенсионных взносов в составе ЕСН;

– ежемесячный процент отчислений в резерв в размере 8,6 процента;

– предельную сумму отчислений в резерв за год в размере 490 584 руб.

В январе 2007 года фонд оплаты труда (без отпускных) с учетом ЕСН (в т. ч. пенсионные взносы) составил 400 000 руб., в том числе:

– 200 000 руб. учтено на счете 20 «Основное производство»;

– 50 000 руб. учтено на счете 25 «Общепроизводственные расходы»;

– 150 000 руб. учтено на счете 26 «Общехозяйственные расходы».

За январь 2007 года сумма отчислений в резерв составила:

400 000 руб. Ч 8,6% = 34 400 руб.

В учете бухгалтер сделал проводки:

Дебет 20 Кредит 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков»

– 17 200 руб. (200 000 руб. Ч 8,6%) – произведены отчисления за январь в резерв на оплату отпусков с зарплаты сотрудников основного производства;

Дебет 25 Кредит 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков»

– 4300 руб. (50 000 руб. Ч 8,6%) – произведены отчисления за январь в резерв на оплату отпусков с зарплаты сотрудников, занятых в процессе обслуживания производств;

Дебет 26 Кредит 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков»

– 12 900 руб. (150 000 руб. Ч 8,6%) – произведены отчисления за январь в резерв на оплату отпусков с зарплаты управленческого персонала.

Налоговый регистр по учету резерва на оплату отпусков бухгалтер составил так .

Фирма, применяющая метод начисления, резерв на оплату отпусков может создать и в налоговом учете. В таком случае на сумму отчислений в резерв можно будет уменьшить налогооблагаемую прибыль уже с января текущего года. То есть даже до того месяца, в котором сотрудники фактически пойдут в отпуск.

Фирмы, применяющие кассовый метод, в налоговом учете создать резерв не могут. Это связано с тем, что расходы при кассовом методе всегда учитываются только после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). То есть расходы по отпускным уменьшат базу по налогу на прибыль только в момент их выплаты сотруднику.

Порядок формирования резерва на оплату отпусков в бухучете в законодательстве не установлен. Поэтому в своей учетной политике самостоятельно определите методику резервирования для целей бухгалтерского учета.

Порядок формирования резерва в налоговом учете определен в статье 324.1 Налогового кодекса РФ.

В учетной политике для целей бухучета необходимо закрепить такой же порядок формирования резерва на оплату отпусков, как и в налоговом учете.

В этом случае в учете фирмы не будут возникать постоянные и временные разницы.

Если фирма приняла решение о создании резерва на оплату отпусков, отразите в учетной политике для целей налогообложения:

• способ резервирования (порядок расчета ежемесячных отчислений в резерв, состав расходов, входящих в сумму расходов на оплату труда, используемых при расчете резерва, и др.);

• ежемесячный процент отчислений в резерв;

• предельную годовую сумму отчислений в резерв.

• Для расчета ежемесячного процента отчислений составляется смета, в которой указывается:

• предполагаемый годовой фонд оплаты труда с учетом ЕСН;

• предполагаемую годовую сумму расходов на оплату отпусков с учетом ЕСН;

• расчет ежемесячного процента отчислений.

Унифицированной формы такой сметы в законодательстве не предусмотрено. Поэтому она составляется в произвольной форме с учетом требований пункта 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г . № 129 (с изменениями от 23 июля 1998 г ., 28 марта, 31 декабря 2002 г ., 10 января, 28 мая, 30 июня 2003 г .) – ФЗ. В смете необходимо указать:

• наименование документа;

• дату составления;

• название фирмы;

• расчеты и обоснования расчетов (содержание операции и измерители в натуральном и денежном выражении);

• должности и подписи сотрудников, составивших документ.

Ежемесячный процент отчислений в резерв на оплату отпусков необходимо рассчитать по следующей формуле:

Пример.

ООО «Торговая фирма „Гермес“» закрепило создание резерва на оплату отпусков в учетной политике для целей бухгалтерского учета и в учетной политике для целей налогообложения на 2007 год. В бухучете фирмы резерв формируется по правилам налогового учета. Предполагаемая сумма ЕСН, относящегося к годовой сумме зарплаты и отпускных, рассчитывается по максимальной ставке 26 процентов с учетом пенсионных взносов.

Бухгалтер ООО «Торговая фирма „Гермес“» рассчитал ежемесячный процент отчислений в резерв на оплату отпусков так.

В соответствии со штатным расписанием в ООО «Торговая фирма „Гермес“» в 2007 году будут работать 25 человек, в том числе:

– директор с окладом 20 000 руб. и ежемесячной премией в размере 50 процентов от оклада;

– главный бухгалтер с окладом 20 000 руб.;

– 2 бухгалтера с окладами по 10 000 руб.;

– 15 менеджеров с окладами по 10 000 руб. и ежемесячными премиями в размере 50 процентов от оклада;

– 4 продавца с окладами по 8000 руб.;

– 2 грузчика с окладами по 8000 руб.

Все сотрудники ООО «Торговая фирма „Гермес“» имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

Предполагаемый фонд оплаты труда за месяц составил:

Поскольку фактически сотрудники отрабатывают 11 месяцев в году (один месяц они отдыхают), предполагаемый годовой фонд оплаты труда бухгалтер рассчитал так:

343 000 руб. Ч 11 мес. = 3 773 000 руб.

ЕСН с предполагаемого годового фонда оплаты труда равен:

3 773 000 руб. Ч 26% = 980 980 руб.

Предполагаемый фонд оплаты труда на 2007 год с учетом ЕСН составил:

3 773 000 руб. + 980 980 руб. = 4 753 980 руб.

Расчетным периодом для расчета отпускных являются 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску.

Сумма предполагаемого заработка за расчетный период равна:

343 000 руб. Ч 12 мес. = 4 116 000 руб.

Предполагаемый размер отпускных на 2007 год равен:

4 116 000 руб. : 12 мес.: 29,4 дн./мес. Ч 28 дн. = 326 667 руб.

ЕСН с предполагаемой годовой суммы отпускных равен:

326 667 руб. Ч 26% = 84 933 руб.

Предполагаемый размер отпускных на 2007 год с учетом ЕСН составил:

326 667 руб. + 84 933 руб. = 411 600 руб.

Ежемесячный процент отчислений в резерв на оплату отпусков равен:

411 600 руб. : 4 753 980 руб. Ч 100% = 8,7%.